Une nouvelle réglementation entre en vigueur. Un équipement de nouvelle génération doit être mis en service. Une procédure de maintenance évolue. Un nouveau protocole doit être appliqué.
Autant de situations bien connues des responsables formation et responsables de campus, qui doivent régulièrement accompagner les évolutions inhérentes à leur activité.
Et derrière l’annonce d’un changement majeur arrive généralement une question : pour quand ? Et, c’est souvent à ce moment-là que l’ampleur du défi apparaît…
Comment faire en sorte que toutes les personnes concernées soient prêtes au moment où la nouvelle pratique devra être appliquée ?
Identifier les collaborateurs à former, construire les parcours pédagogiques et les sessions, mobiliser les bons intervenants, réserver les ressources nécessaires, composer avec les contraintes de production, coordonner plusieurs sites…
Un casse-tête déjà complexe, avec une deadline souvent non négociable en prime.
Et ça, c’est sans compter les aléas du quotidien : une absence, une session à déplacer, un équipement indisponible… voire une évolution de la norme, de la procédure ou du calendrier en cours de déploiement.
Le sujet dépasse donc largement l’organisation d’une campagne de formation !
Identifier précisément les équipes concernées
C’est la première question à résoudre et elle est moins évidente qu’elle n’en a l’air.
Lorsqu’une procédure évolue, raisonner uniquement par métier peut rapidement conduire à une approximation.
Prenons un équipement industriel dont la procédure de maintenance change. Tous les techniciens ne travaillent pas nécessairement sur cet équipement. Parmi ceux qui le font, certains réalisent uniquement la maintenance de premier niveau, quand d’autres interviennent sur des opérations plus complexes. Les superviseurs peuvent également être concernés, ainsi que certains prestataires externes.
La population à former peut donc dépendre de plusieurs critères : fonction exercée, compétences détenues, niveau d’habilitation, équipement utilisé, site d’affectation ou encore nature des interventions réalisées.
L’aéronautique illustre particulièrement bien cette logique. Les règles européennes de maintien de navigabilité prévoient que les compétences soient appréciées en fonction de la fonction exercée et que les qualifications déterminent notamment les tâches qu’une personne peut réaliser, superviser ou certifier.
Éviter de former trop large… ou pas assez
Former systématiquement une population entière peut sembler plus simple.
Cela permet de sécuriser le périmètre, mais cela consomme aussi une capacité de formation qui peut être rare : temps des collaborateurs, formateurs, salles, équipements ou simulateurs.
À l’inverse, une segmentation trop approximative peut laisser de côté quelques collaborateurs pourtant indispensables au fonctionnement d’une équipe.
Définir comment la formation doit être déployée
Une fois les collaborateurs concernés identifiés, il faut définir comment les amener au niveau attendu dans le délai imparti.
Partons ici du principe que le contenu de la formation est déjà défini. Le sujet est désormais de traduire ce besoin pédagogique en règles de déploiement suffisamment précises pour pouvoir, ensuite, construire le planning.
Définir le parcours et son ordonnancement
Le déploiement d’une formation nécessite de définir précisément son séquençage. Certaines formations peuvent être suivies indépendamment. D’autres nécessitent des prérequis, doivent respecter un ordre précis ou ne peuvent avoir lieu qu’une fois une première compétence acquise.
Un même parcours peut également nécessiter différentes sessions selon le niveau initial des populations concernées.
En bref, il faut définir le parcours applicable à chaque population, mais aussi l’ordre dans lequel ses différentes étapes devront être réalisées.
Cet ordonnancement permet de passer d’un catalogue de formations et d’une maquette pédagogique à une maquette réellement planifiable.
Choisir le rythme et les priorités du déploiement
Reste ensuite à décider comment répartir la formation dans le temps.
Faut-il former l’ensemble de la population au plus tôt ? Lisser les sessions sur plusieurs semaines ou plusieurs mois ? Procéder site par site ? Prioriser certaines équipes ?
La réponse dépend notamment de la manière dont l’évolution sera elle-même déployée sur le terrain.
Lors de la mise en service progressive d’un nouvel équipement, il peut par exemple être pertinent de former en priorité les équipes qui l’utiliseront les premières. À l’inverse, une nouvelle exigence applicable partout à une même date impose de raisonner à rebours depuis cette échéance.
Ces arbitrages permettent de définir un rythme cible : qui doit être prêt, quand et dans quel ordre ?
Poser les ressources et contraintes nécessaires
Il faut enfin déterminer les conditions nécessaires à la réalisation de chaque étape du parcours.
Quel type de formateur peut intervenir ? Une compétence ou une habilitation particulière est-elle requise ? Faut-il une salle spécifique, un simulateur ou un autre équipement ? Quels créneaux peuvent être consacrés à la formation ? Certaines ressources ne sont-elles disponibles que sur certains sites ? Les équipes peuvent-elles se déplacer ?
C’est souvent ici que les ambitions de déploiement commencent à se confronter à la réalité.
Car la nouvelle campagne de formation ne se déroule pas dans un environnement vide. Les parcours déjà engagés continuent, tout comme les formations réglementaires, les recyclages, l’intégration des nouveaux collaborateurs ou les autres priorités de l’organisation.
Un rythme de déploiement souhaitable sur le papier peut donc se révéler incompatible avec la capacité réellement disponible.
Identifier cette tension suffisamment tôt permet encore d’arbitrer : revoir la répartition des groupes, mobiliser davantage de formateurs, modifier le rythme, prioriser certaines populations ou réserver différemment une ressource critique.
À ce stade, on dispose de tout ce qui doit guider la planification des formations liées à cette évolution : les populations, les parcours, leur ordonnancement, les priorités, le rythme attendu, les ressources nécessaires et l’échéance à respecter.
Reste à transformer toutes ces règles en un planning réalisable…
Construire et optimiser le planning de déploiement
C’est souvent là que les choses se corsent…
Et plus les volumes augmentent, plus l’exercice devient complexe. Chaque session doit trouver un créneau compatible avec les collaborateurs concernés, le ou les bons formateurs, les ressources pédagogiques nécessaires et, parfois, un site précis. Le tout en respectant l’ordonnancement défini et sans créer de conflits avec les formations déjà planifiées.
Réaliser un planning de formation… réalisable
À petite échelle, il est encore possible de rechercher manuellement les bonnes combinaisons. Excel ou votre TMS peuvent alors être suffisants.
Mais lorsqu’il faut organiser plusieurs dizaines ou centaines de sessions, réparties sur plusieurs semaines et parfois plusieurs sites, le nombre de possibilités augmente très rapidement.
Modifier un élément peut alors en impacter plusieurs autres : déplacer une session libère un formateur mais rend un équipement indisponible, changer un groupe résout un conflit de disponibilité mais ne respecte plus l’ordre de son parcours, ajouter une session permet d’accélérer le déploiement mais mobilise une ressource déjà nécessaire à une autre formation…
C’est notamment le rôle du moteur de planification d’ADE Entreprise : prendre en compte les activités à organiser, les disponibilités, les compétences, les ressources et l’ensemble des contraintes pour rechercher les bonnes combinaisons et construire un planning viable, sans conflits.
Ne pas seulement planifier, mais optimiser
Un planning qui fonctionne, c’est le minimum requis pour vos formations, qu’il s’agisse de déployer une évolution majeure ou d’organiser les formations du quotidien.
Cependant, c’est encore loin d’être le niveau optimal de planification.
Pourquoi ? Parce que vous pouvez, par exemple, penser être dans l’incapacité d’organiser davantage de formations au vu de la pression exercée sur vos centres alors qu’en réalité… vous disposez encore de capacité pour former davantage.
C’est ici que l’optimisation prend le relais de la simple planification : chercher, parmi les plannings possibles, celui qui répond le mieux aux objectifs de l’organisation.
Cela peut être un planning qui libère vos équipes certains jours ou préserve de la capacité sur certains campus. Un planning qui privilégie les formateurs internes aux intervenants externes. Ou encore un planning qui limite les déplacements entre vos différents sites.
Dans ADE Entreprise, vous pouvez générer des plannings qui intègrent et respectent toutes vos contraintes, tout en étant optimisés selon VOS priorités. Le résultat n’est donc plus simplement un agenda sans conflits. C’est un planning capable de déployer la formation dans le délai prévu, tout en utilisant au mieux les ressources disponibles et en préservant les autres impératifs de l’organisation !
Adapter le déploiement aux aléas
Même le meilleur des plannings est amené à être modifié.
Un formateur absent, un équipement immobilisé, une équipe finalement indisponible pour des raisons de production, une session à déplacer… Les aléas habituels de la formation continuent évidemment d’exister pendant son déploiement.
À cela peuvent s’ajouter ceux directement liés à l’évolution elle-même : une date d’entrée en vigueur décalée, une procédure ajustée, le calendrier de mise en service d’un équipement modifié ou encore de nouvelles populations à former…
En bref : de nombreux éléments viendront perturber les plannings durement construits… avec un risque d’effet domino.
Réagir sans désorganiser le reste du planning
Face à un imprévu, la difficulté n’est pas simplement de trouver un nouveau créneau. C’est de modifier le planning sans créer de nouveaux problèmes ailleurs.
Une session déplacée peut décaler la suite d’un parcours. Un changement de formateur peut nécessiter de vérifier ses compétences ou ses disponibilités. Une ressource devenue indisponible peut obliger à réorganiser plusieurs sessions.
Et lorsque le déploiement est contraint par une échéance, chaque modification pose une question supplémentaire : sommes-nous toujours capables de former tout le monde à temps ?
C’est pourquoi la replanification doit pouvoir s’appuyer sur les mêmes règles que la planification initiale.
Communiquer les bonnes informations aux bonnes personnes
Les changements n’ont pas seulement des conséquences sur la planification : ils peuvent aussi être source d’incompréhensions et d’erreurs faute d’une bonne communication.
La replanification implique donc de diffuser des plannings à jour à tous les collaborateurs concernés : managers, stagiaires et apprenants, intervenants…
ADE Entreprise permet de maintenir une communication fluide grâce aux notifications et à son portail, qui diffuse des plannings toujours à jour. Vous pouvez également connecter le planning à vos agendas professionnels ou personnels grâce aux liens iCal.
Réussir le déploiement d’une évolution réglementaire ou opérationnelle
Préparer ses équipes à une évolution réglementaire ou opérationnelle ne consiste donc pas seulement à concevoir la bonne formation.
Il faut être capable d’orchestrer son déploiement jusqu’au terrain : savoir précisément qui doit être formé, selon quel parcours et dans quel ordre, puis transformer ces exigences en un planning réalisable, optimisé et suffisamment flexible pour absorber les aléas.
Car entre une formation prête à être dispensée et des centaines, voire des milliers de collaborateurs effectivement formés dans les délais, il y a parfois un monde.
C’est précisément sur cette orchestration qu’intervient ADE Entreprise. La solution permet de construire, optimiser et adapter les plannings de formation en tenant compte des contraintes pédagogiques, humaines, matérielles et opérationnelles de l’organisation.
L’objectif : faire en sorte que les bonnes personnes soient formées au bon moment, pour que l’évolution puisse réellement être déployée sur le terrain.