Comment bien choisir son logiciel de suivi de l’assiduité ?

Logiciel de suivi de l’assiduité : un choix important

Choisir le bon logiciel de suivi de l’assiduité, c’est simplifier votre quotidien, réduire les tâches administratives et améliorer la réussite des étudiants. Car entre les feuilles de présence perdues et les saisies manuelles à n’en plus finir, il est temps de passer à la vitesse supérieure.

Mais comment choisir la solution idéale ? Universités, grandes écoles et établissements de l’enseignement supérieur, cet article est fait pour vous si vous cherchez une solution de gestion de l’assiduité !

Pourquoi digitaliser la gestion de l’assiduité ?

Assiduité étudiante et réussite académique

L’assiduité des étudiants est un facteur clé de leur réussite académique. Plus un étudiant assiste aux cours, plus il progresse et s’engage, facilitant ainsi sa compréhension et l’obtention de son diplôme. Elle reflète également son implication et sa motivation, permettant d’identifier rapidement les étudiants en difficulté. Une baisse d’assiduité peut révéler des problèmes sous-jacents (manque de compréhension, difficultés personnelles, désintérêt…), incitant les établissements à mettre en place des actions de soutien adaptées.

Selon les pays, les universités et même les filières, le contrôle de l’assiduité est géré différemment. Certaines institutions en font un critère clé de la réussite académique, d’autres privilégient les évaluations finales. Mais dans tous les cas, la capacité à suivre et analyser la présence des étudiants reste un enjeu stratégique.

Gestion des absences : un enjeu administratif et pédagogique

Gérer l’assiduité, ce n’est pas juste pointer les présences et les absences… Une bonne solution de gestion de la présence est un véritable allié pour respecter les obligations réglementaires (contrats d’apprentissage, validation des crédits…) et améliorer les taux de rétention et de diplomation. Les universités doivent pouvoir justifier la présence des étudiants à tout moment, ce qui peut devenir une tâche complexe dans un contexte où le volume des étudiants ne cesse d’augmenter.

Les limites des méthodes d’émargement traditionnelles

Arrêtez de jongler entre plusieurs outils et oubliez la paperasse ! Les méthodes classiques d’émargement, telles que les feuilles de présence papier, les appels en classe, les fichiers Excel ou les logiciels non dédiés, sont souvent sources de frustration. Entre les oublis de signature, les documents égarés et les saisies manuelles interminables, ces méthodes sont fastidieuses et peu adaptées aux besoins réels. Et, oui, vos équipes méritent mieux que des heures perdues en saisie manuelle.

Les avantages d’un logiciel d’émargement numérique

Fini les piles de papiers et les feuilles de présence égarées ! Un logiciel d’assiduité simplifie tout : il automatise le suivi, facilite la collecte des données et réduit drastiquement les erreurs, libérant ainsi un temps précieux pour votre équipe. Plus de fraudes, plus d’erreurs, tout est sécurisé et facilement exploitable.

Et la bonne nouvelle, c’est que le marché regorge d’options – Adesoft, Edusgin, Prooftik, BSoft, SoWeSign… Mais face à tant de choix, une question se pose : comment sélectionner la solution la plus adaptée ?

 Choisir son logiciel de gestion de l’assiduité

Définir vos besoins pour faire un choix pertinent

Avant de foncer tête baissée, posez-vous les bonnes questions. Choisir un logiciel d’assiduité, c’est comme recruter un collaborateur : il faut bien connaître les besoins de sa structure et évaluer tous les profils pour ne pas passer à côté d’une pépite. Et bien sûr, chaque établissement est unique et a des besoins différents.

• Quel type de cours proposez-vous ? Présentiel, en ligne ou hybride ? Le logiciel doit s’adapter à toutes les configurations, des cours classiques aux amphithéâtres en passant par les salles sans réseau.

• Quelle est la taille de votre établissement ? Une école de 300 étudiants n’a pas les mêmes besoins qu’une université de 30 000. Le logiciel doit être capable de s’adapter à votre volume d’utilisateurs sans accroc.

• Quels sont vos besoins administratifs ? Cherchez-vous simplement à enregistrer les absences ou bien avez-vous besoin d’une solution qui gère aussi les justificatifs d’absence, la signature électronique et l’archivage de documents ? Plus vos besoins sont complexes, plus le logiciel devra être performant.

• Vos utilisateurs sont-ils à l’aise avec la technologie ? Un outil efficace doit rester simple d’utilisation pour que tout le monde – étudiants, enseignants et gestionnaires – puisse l’adopter facilement.

La méthode d’émargement : critère clé de sélection de votre solution d’assiduité

Comment vos étudiants vont-ils valider leur présence ? Aujourd’hui, de nombreuses nouvelles méthodes existent et permettent un enregistrement rapide et sécurisé :

• Feuille d’émargement digitale : l’enseignant renseigne les absences et présences sur un support numérique

• Signature électronique : l’étudiant signe sur un support numérique (application mobile ou web) pour valider sa présence

• QR code : l’étudiant scanne ou fait scanner un QR Code

• Badges RFID / NFC : l’étudiant scanne sa carte étudiante sur une borne ou un lecteur à l’entrée de la salle

• Géolocalisation : l’étudiant valide sa présence grâce à la géolocalisation Bluetooth ou GPS de son smartphone dans la salle

• Code PIN : l’étudiant renseigne le ou les codes partagés par le professeur lors de la séance

• Lien unique : l’étudiant clique sur un lien unique reçu par mail pour s’authentifier

Autres critères pour bien choisir votre logiciel

• Compatibilité et intégration avec vos outils existants
  Votre solution doit pouvoir s’intégrer sans effort avec votre LMS ou ERP pour éviter la double saisie et fluidifier la gestion administrative.

• Interface intuitive pour une adoption rapide
  Choisissez une interface claire et ergonomique pour que même les moins technophiles ne rechignent pas à l’utiliser (et pensez aux besoins de vos gestionnaires !).

• Sécurité et fiabilité des données étudiantes
  Assurez-vous que votre solution assure l’authenticité des données (pour cela, l’utilisation de blockchain peut être adéquate). C’est d’autant plus crucial si vous devez justifier ces données auprès d’entreprises ou d’organismes de formation.

• Conformité réglementaire
  Avec les réglementations actuelles, la protection des informations personnelles des étudiants est non négociable. Assurez-vous que votre logiciel respecte les normes en vigueur, notamment le RGPD ou les exigences Qualiopi.

• Analyse et reporting : des tableaux de bord pour piloter l’assiduité
  Vos gestionnaires ont besoin d’une vision claire et instantanée. Un bon logiciel doit offrir des rapports détaillés et des outils d’analyse pour suivre les tendances et détecter par exemple les absences suspectes et réagir vite.

• Support et accompagnement sur-mesure
  Un déploiement réussi repose aussi sur un support réactif et une formation adéquate. Vous méritez un partenaire qui vous accompagne à chaque étape.

• Rentabilité de l’investissement
  Pensez aux bénéfices à long terme : gain de temps, réduction des erreurs et meilleure gestion administrative. Une solution efficace est un investissement rentable.  

Et voilà ! Vous avez désormais toutes les cartes en main pour choisir le bon logiciel de gestion de l’assiduité. Il ne vous reste plus qu’à trouver celui qui correspond parfaitement à vos besoins… Et peut-être que la solution est en fait juste sous vos yeux…

Pourquoi choisir ADE Attendance ?

ADE Attendance, c’est LE module d’assiduité qu’il vous faut. En bref, une solution tout terrain qui s’adapte à tous vos usages. Besoin de quelques arguments convaincants ?

Voici 6 raisons d’adopter ADE Attendance :

• Une intégration fluide et rapide : ADE Attendance centralise s’intègre parfaitement à la galaxie Adesoft et sans effort à vos autres outils existants.

• Une interface conviviale et simple d’utilisation : facile à prendre en main, ADE Attendance séduit étudiants, enseignants et gestionnaires avec ses 4 méthodes d’émargement rapides, intuitives et tout terrain.

• Une conformité réglementaire et une sécurité des données : garantissez l’intégrité des informations grâce aux dispositifs anti-fraude de la solution, qui est elle-même hébergée en France et conforme aux normes RGPD et aux exigences Qualiopi.

• Un suivi en temps réel avec des rapports détaillés : accédez en un clic aux données d’assiduité pour optimiser votre gestion des formations et garder une vision globale des absences et présences de vos étudiants.

• Un support client réactif et efficace : un accompagnement personnalisé pour un déploiement et une utilisation sereine.

• Une optimisation administrative et un gain de temps : libérez vos équipes des tâches chronophages et concentrez-vous sur l’essentiel : la réussite de vos étudiants.

Alors, prêt à révolutionner la gestion de l’assiduité de votre établissement ?