Relever le défi de la
digitalisation de la formation
La digitalisation de la formation offre des avantages indéniables : limitation des coûts, personnalisation des parcours, accessibilité accrue… C’est un choix stratégique gagnant. Encore faut-il savoir comment digitaliser correctement votre formation. Cette transformation numérique ne se limite pas à une simple transposition de contenus. Entre une offre pléthorique d’outils sur le marché et des méthodologies pas toujours limpides, il est facile de se perdre.
Où allez-vous ? Comment y allez-vous ? Quels chemins suivre et quels chemins éviter ?
Nous vous servons ici de GPS, direction le succès de la digitalisation de votre formation !
Comprendre les raisons autour de la digitalisation de la formation
Avant tout, faisons le point sur les raisons qui motivent la digitalisation de vos formations. Volonté de limiter et de réduire les coûts, d’améliorer l’expérience de formation ou même d’élargir le public cible des formations délivrées : détaillons les bénéfices de la digitalisation de la formation.
Réduire et limiter les coûts de la formation
Les budgets sont au cœur de la majorité des arbitrages stratégiques et la formation ne fait évidemment pas exception. En analysant votre offre de formation mais aussi les besoins de vos apprenants, vous arriverez très certainement à la conclusion suivante : toutes les formations ne nécessitent pas d’être en présentiel.
Et qui dit présentiel dit coûts aussi bien directs (déplacements, hébergements, plateaux repas…) qu’indirects (mise en suspens d’un service complet, chaînes de production fermées, énergie consommée…). La digitalisation de certaines sessions a comme effet direct de réduire voire supprimer ces coûts.
L’investissement dans un Learning Management System (LMS) ou un autre outil de digitalisation se rentabilise rapidement
grâce à la baisse significative des coûts de formation engendrée par la digitalisation.
Améliorer l’expérience formation
On développera cette idée plus loin dans l’article, mais vous devrez toujours garder à l’esprit que la digitalisation de la formation s’inscrit dans l’expérience apprenants. Elle l’enrichit. Votre boussole reste et restera les apprenants.
Ceci étant dit, le digital est un vrai levier d’amélioration de l’expérience utilisateurs : flexibilité, richesse des contenus, amélioration de la rétention de connaissance, gamification… Les bénéfices sont nombreux. Dans l’optique d’accroître la satisfaction des apprenants, vous pouvez vous pencher sur les fonctionnalités des outils disponibles sur le marché et intégrer de nouvelles pratiques comme le Social Learning.
Élargir le public cible
Qui dit digital dit (dans la majorité des cas) accessible à tout le monde, tout le temps. En fait, cela peut même vouloir dire accessible à tout le monde, tout le temps pour le même coût. Que vous formiez un collaborateur ou cent, cela vous coûtera la même chose : alors pourquoi se priver ?
Remarque : il est possible que certains modules de formation soient payants ou génèrent un coût par apprenants. Cependant, ce coût sera nettement inférieur en digital qu’en présentiel.
Cette économie d’échelle n’est pas le seul facteur d’élargissement de votre cible d’apprenants. La chute des barrières de contraintes imposées par le présentiel (comme la disponibilité de tous les apprenants, au même moment et au même endroit) permet aussi d’élargir la cible : il est moins contraignant d’assister à ces classes. On forme plus, pour moins et plus facilement.
Vous devrez très certainement garder des formations présentielles ou opter pour des parcours en blended learning. Cela érigera à nouveau votre barrière de contraintes liées au présentiel. Pas de panique : avec un outil adapté, cette barrière se franchit sans difficultés. Les solutions Adesoft proposeront non seulement des plannings qui respectent l’ensemble de vos contraintes, mais qui optimisent l’emploi de vos ressources pour limiter vos coûts. Parce qu’on peut aussi former plus, pour moins et plus facilement en présentiel !
Les étapes de la digitalisation de la formation
Digitaliser la formation, c’est bien. N’importe comment, c’est moins bien…
Jusque-là logique ? Seulement voilà, la digitalisation de la formation est un grand et long chantier et il n’est pas évident de savoir où commencer, quelles étapes respecter et quels indicateurs suivre. La clé réside en trois mots : méthodologie, communication et rigueur qui, d’ailleurs, sont bien souvent les trois principes de n’importe quel projet. Alors on se retrousse les manches et on attaque, pas à pas, la digitalisation de votre formation – toujours direction le succès.
Comprendre les attentes des apprenants
On ne le dira jamais assez : les apprenants sont votre boussole. Et votre nord, leur satisfaction. Mais pour rejoindre le Nord, il vous faudra réellement comprendre vos apprenants, leurs attentes, leurs défis et ce qui les motive. En gros, vous devrez faire une carte d’identité de chaque persona d’apprenants.
Ne vous contentez pas de supposer ou de vous mettre à la place de vos apprenants. Si cette empathie est nécessaire pour votre projet, elle n’est pas suffisante. Engagez des conversations directes à travers des enquêtes et des interviews.
La réalité de vos apprenants va au-delà de leurs habitudes de travail. Il faudra penser à leurs préférences d’apprentissages, attentes mais aussi les freins et les obstacles potentiels qui pourraient perturber vos formations. N’oubliez pas de penser l’expérience apprenant tout au long du parcours de formation !
Penser la digitalisation de la formation
La digitalisation n’est pas une simple réplication du présentiel. Il faut comprendre les mutations, opportunités et défis qu’elle entraîne. Si certains défis sont communs à toutes les entreprises, d’autres seront spécifiques à la vôtre et à ses besoins.
Ces éléments, additionnés aux fiches personas que vous avez établies, vous permettront de définir des objectifs pédagogiques pertinents. Il existe plusieurs méthodes pour établir ces objectifs, mais si vous voulez vous assurer de la pertinence de ces derniers, vous pouvez suivre la méthode SMART. Un bon objectif doit être : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel.
Les objectifs sont fixés, mais le travail, lui, ne fait que commencer. Vous avez déterminé différentes destinations grâce à votre boussole. Encore faut-il savoir comment y aller.
Là encore, il faut penser à l’expérience apprenant. L’expérience générale de l’apprenant pour être plus précis. Équilibre présentiel/distanciel, sessions à numériser, impact sur le contenu des formations selon les formats : le parcours de formation devra être optimisé, fluide et cohérent.
Se contenter de penser aux contenus sans appréhender les challenges de la digitalisation… c’est l’échec garanti !
Définir le scénario pédagogique
Vous savez où aller, les pièges à éviter pour y aller et les éléments à prendre en compte dans vos choix d’orientation. Il ne vous manque plus que la carte. Cette carte, c’est le plan de séquençage, le squelette de vos formations. Plus ou moins détaillé selon vos choix, il organise vos contenus de manière logique et cohérente.
Assurez-vous que votre scénario pédagogique inclut :
- Le nombre de séquences pédagogiques, de modules et de parcours
- La durée de chaque séquence et sous-activités liées aux séquences
- Les objectifs, sous objectifs et messages clés de chaque sous-activité
- Méthode pédagogique et enchaînement des activités
- Média et format de diffusion
Vous avez besoin d’aide sur la conception de votre scénario pédagogique et votre plan de formation ?
On vous détaille les étapes dans notre guide « comment réussir votre plan de formation en 6 étapes »
Choisir et intégrer votre outil
Cette étape est décisive, vous vous attendiez peut-être même à la retrouver bien avant. Pourtant, il doit maintenant vous sembler logique que ce choix n’arrive qu’après une longue réflexion et la définition d’un plan de séquençage pertinent. L’outil que vous choisirez devra correspondre aux besoins, objectifs et enjeux que vous avez identifiés. De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ? Quel coût pouvez-vous dépenser ? Votre boussole doit rester votre réalité !
💡Psst : il peut parfois être compliqué de choisir une solution de digitalisation au vu du nombre existantes sur le marché. Les Learning Management System sont des outils précieux, mais, là encore la richesse de l’offre peut rendre le choix complexe. On a décrypté pour vous les fonctionnalités à rechercher, les acteurs du marché et avantages de ces outils dans notre article spécial LMS !
Créer – au besoin – vos contenus et les diffuser
La création de contenus de formation peut se faire dans le même temps que le choix de l’outil ou avant selon votre stratégie. Nous vous recommandons néanmoins d’avoir une idée claire sur la stratégie de contenus : vous pouvez développer vos formations de A à Z ou intégrer des formations existantes dans la solution choisie (ou même mélanger contenu original et existant).
Là encore (comme à chaque étape d’ailleurs…) vous devez mettre l’apprenant au centre de vos processus de création. Il vous faudra adapter vos formations à la réalité du e-Learning ; normalement cela a déjà été réfléchi lors de la définition des scénarios pédagogiques. Vous avez dû, par exemple, séquencer vos contenus en petits modules ou des vidéos topics très courtes pour maximiser l’engagement. La réalité présentielle diffère de la distancielle, on ne le dira jamais assez ! Mini articles, vidéos brèves, parcours de formation sur une thématique… Vous vous attaquez à la création de vos contenus en respectant votre plan de séquençage. Ensuite, vous pouvez les diffuser sur votre plateforme !
⚠️ Veillez à bien communiquer lorsque vous diffusez de nouvelles formations. La communication est clé pour garantir la réussite de votre digitalisation de la formation (et pas que !).
Tester, apprendre, répéter
La digitalisation de la formation ne s’arrête pas à la diffusion des contenus digitaux. Vous devrez suivre la progression de vos apprenants et challenger les formations dispensées. Par exemple, un module pourrait concentrer davantage d’échecs lors des quizs. Vous pourrez aussi cumuler les indicateurs et datas de votre outil avec la mise en place de feedbacks pour identifier les points d’amélioration ou au contraire renforcer vos bonnes pratiques.
Eh oui, même en phase finale, votre boussole reste vos apprenants !
Le mot de la fin
Vous voilà avec une boussole qui indique le Nord, des étapes clés et une carte bien détaillée. Vous êtes prêts pour le voyage qu’est la digitalisation de la formation !
