Planification de la formation : les signes d’un manque de logiciel
Votre planification de la formation et vos équipes méritent un logiciel dédié.
Il y a des signes qui ne trompent pas. Si vous jonglez entre vos fichiers Excel, vos outils incomplets et les imprévus du quotidien, il est peut-être temps de vous poser la question : “Ai-je vraiment les bons outils pour planifier mes formations ?”
D’ailleurs, que vous soyez en train de lire cet article est déjà un signe en soi.
Double réservation, manque de visibilité, compétences mal gérées, demandes urgentes impossibles à intégrer… si ces situations vous parlent, c’est que vos outils actuels ne suffisent plus.
Dans cet article, on décortique 10 signes ou situations qui prouvent que vous avez – vraiment – besoin d’adopter un bon logiciel pour planifier vos formations.
Vous manquez de visibilité en temps réel sur vos ressources
La majorité des planificateurs vous le diront : ils sont dans l’incapacité de connaître rapidement la disponibilité d’une salle, d’un formateur ou encore d’un équipement ; ce qui complique autant la planification initiale que les ajustements de dernière minute.
Prenons un exemple concret : un formateur se désiste pour une session de formation au dernier moment. Vous voilà parti pour jongler entre des dizaines de fichiers Excel ou un TMS sans IA, incapable de suggérer spontanément des remplaçants qualifiés et disponibles.
Les risques :
- Temps perdu à chercher des alternatives.
- Choix de remplaçants inadaptés.
- Double réservations ou erreurs de planning.
- Sessions annulées, frustrations chez les formateurs et apprenants.
La solution : un logiciel qui offre une vision en temps réel des disponibilités et des caractéristiques de vos ressources (compétences des formateurs, équipements des salles). Avec Adesoft, un seul clic suffit pour identifier les ressources disponibles qui correspondent aux besoins de la formation. Fini les casse-têtes, place à une organisation fluide.
Vous ne savez jamais où trouver l’information dont vous avez besoin
Sans solution dédiée, accéder à l’information devient un véritable parcours du combattant. L’information est éparpillée : multiples fichiers Excel, versions contradictoires, notes égarées, données retenues par un formateur… Chaque planificateur passe ainsi un temps fou à traquer des données simples, doutant de leur exactitude.
C’est encore pire lorsque les départements fonctionnent en silo (ce qui est malheureusement fréquent), chacun avec son périmètre de formations, mais avec des ressources mutualisées comme, par exemple, les salles d’un campus.
Les risques :
- Erreurs dans la planification
- Décisions ralenties et perte de temps
- Collaboration difficile entre les équipes.
- Ressources mal ou sous-utilisées faute d’une vue d’ensemble
La solution : un logiciel de planification qui centralise toutes les informations : disponibilités des ressources, caractéristiques des salles, mutualisation des équipements et compétences des formateurs. Le tout, disponible en temps réel avec un accès aux informations selon des droits définis lors du paramétrage de votre projet.
Vous rencontrez beaucoup de couacs logistiques
L’erreur humaine est une notion présente tout au long de cet article. Pourquoi ? Parce qu’on demande au planificateur de toujours faire mieux, avec l’impossible. Sans outil, les bugs logistiques deviennent inévitables : deux sessions sur une même salle ou encore des apprenants informés trop tard (voire pas du tout) de changements. Et tant que vous fonctionnerez sans une solution avec de l’intelligence, ces erreurs continueront de s’inviter dans vos formations.
Les risques :
- Sessions annulées ou reportées.
- Coûts supplémentaires pour corriger les erreurs.
- Frustration des participants et des équipes.
La solution : un logiciel qui vérifie en temps réel les conflits logistiques (double réservation, incompatibilité des ressources…) lors du placement des activités, qui limite la double saisie voire triple saisie et qui permet de prévenir les personnes concernées en cas de modification des plannings.
Vous avez l’impression qu’il vous manque des salles ou formateurs pour assurer vos formations
Lorsque les besoins en formation augmentent, il est facile d’avoir l’impression qu’on manque de salles, de formateurs ou d’équipements. Pourtant, dans bien des cas, ces ressources existent, mais elles sont mal allouées ou sous-utilisées faute d’une planification optimisée.
Cela peut autant provenir d’une attribution inadaptée des ressources (allocation d’une salle de 50 places pour un groupe de 20) que d’une mauvaise gestion de la granularité du projet de formation (un équipement critique réservé toute une journée alors que la session ne dure que deux heures).
Les risques :
- Sous-utilisation des ressources existantes
- Dépenses inutiles pour des prestations externes
- Limitation dans la capacité de formation
La solution : un logiciel qui optimise l’utilisation des ressources en fonction de leurs caractéristiques et avec une granularité fine pour permettre d’être plus flexible. La plupart de nos clients ont découvert qu’ils sous-exploitaient leurs ressources et, grâce à Adesoft, ont pu planifier bien plus de sessions de formation !
Vos maquettes pédagogiques sont de plus en plus complexes et vos équipes sont dépassées
Les parcours pédagogiques se complexifient (intégration du distanciel asynchrone, blended learning, multiplication des sessions en petits groupes…) et, avec eux, leur planification.
Vos équipes doivent sans cesse jongler entre la maquette pédagogique, la disponibilité des ressources et leurs caractéristiques ainsi que les aléas quotidiens. Elles passent un temps considérable à faire, défaire, puis refaire, la planification initiale au détriment d’activités à plus forte valeur ajoutée.
Les risques :
- Perte de temps considérable pour planifier des parcours complexes
- Erreurs logistiques qui dégradent l’expérience des apprenants/formateurs
- Frustration des équipes planification, qui doivent composer avec l’impossible
- Modifications de la maquette pédagogique pour des raisons non pédagogiques
La solution : un logiciel qui modélise vos maquettes pédagogiques et planifie automatiquement les sessions en tenant compte du type de session (hybride, e-learning, présentiel…) et des contraintes en temps réel. Vos équipes peuvent créer aussi leurs propres modèles duplicables pour gagner en efficacité, tout en suivant facilement les sessions à planifier, planifiées et annulées.
Vous êtes incapables de gérer les demandes de formation qui arrivent au fil de l’eau
Une planification semestrielle ou annuelle, même bien conçue, peut être rapidement perturbée par l’arrivée de besoins urgents ou même simplement des besoins remontés au fil de l’eau.
Si de plus en plus d’entreprises adoptent de meilleures pratiques, comme la formation en continu et la tendance du « time to competency », cela demande néanmoins une flexibilité que seul un logiciel de planification doté d’IA peut offrir.
Les risques :
- Déstructuration de la planification initiale et perte de temps
- Retards dans la réalisation des besoins de formation
- Incapacité à répondre à la demande de formation
La solution : un logiciel qui remonte les demandes de formation dans un espace dédié sur l’interface de planification, offrant ainsi une visibilité claire sur les sessions à planifier. Grâce à l’IA, les activités sont placées en respectant les contraintes (que ce soit manuellement ou automatiquement) sans perturber les plannings existants. Connecté à votre TMS, il permet aux équipes de choisir facilement de planifier ou non de nouvelles sessions, en fonction des inscriptions directement gérées dans ce système.
Vous devez gérer plusieurs campus et sites de formation
Que vos campus soient situés dans une même ville, sur plusieurs ou à l’international, la gestion multisite reste un défi. En effet, chaque site a ses propres contraintes :
- Des ressources propres ou partagées
- Des horaires spécifiques, voire des jours de fermeture particuliers
- Des temps de déplacement à prendre en compte pour les formateurs se déplaçant entre plusieurs campus
Avec des outils inadaptés, chaque ajustement comporte un risque : un temps de trajet mal estimé, une session programmée à un mauvais horaire… Sans oublier le partage d’informations : souvent, les équipes d’un campus n’ont aucune visibilité sur la planification des autres, entraînant des conflits de réservation pour les ressources mutualisées.
Les risques :
- Conflits d’occupation des ressources mutualisées
- Mauvaise gestion des temps de déplacement
- Erreurs à cause des spécificités d’horaires ou d’ouverture des campus
- Sous exploitation des ressources et perte de rentabilité
La solution : un logiciel qui gère les spécificités des sites (horaires, ressources rattachées), les contraintes logistiques (temps de trajet, nombre de déplacements maximum sur une durée…), la disponibilité des ressources et leur mutualisation, et qui permet de centraliser les informations pour garantir une vision solide de la planification.
Vous devez gérer les compétences et les habilitations de vos formateurs
On parle souvent des compétences des collaborateurs, mais on néglige trop souvent celles des formateurs. Qu’il s’agisse d’habilitations (un élément critique) ou des compétences requises pour dispenser la formation, le parc de compétences des formateurs est un élément essentiel dans la planification des activités.
Les risques :
- Sessions annulées ou non conformes faute d’un formateur habilité
- Manque de visibilité sur les besoins de montée en compétences
- Perte de qualité pédagogique due à des attributions non pertinentes
- Sensation erronée d’un manque de formateurs
La solution : un logiciel qui intègre une matrice de compétences pour chaque formateur, permettant d’affecter automatiquement ou manuellement les ressources qualifiées à chaque session. Grâce à cette vision centralisée, vous identifiez rapidement les lacunes en compétences ou pluridisciplinarité et anticipez les montées en compétences nécessaires. Pour chaque ajustement, vous disposez d’une liste en temps réel des formateurs disponibles et habilités/compétents pour vos formations, facilitant ainsi votre planification.
Vous souhaitez ouvrir vos salles à la réservation
Les salles que vous utilisez pour vos formations peuvent être aussi utiles pour l’organisation de réunions, d’événements voire pour des formations échappant au champ d’action du service de planification. Le hic ? Sans outil qui centralise l’occupation des salles, c’est rapidement le chaos ce qui peut pousser certaines organisations à limiter ces salles à la formation uniquement.
Les risques :
- Conflits d’utilisation entre services et perte de temps pour gérer les ajustements.
- Sessions annulées ou reportées faute de disponibilité confirmée.
- Frustration des formateurs et des apprenants.
- Salles sous-utilisées et locations externes inutiles
La solution : un logiciel doté d’une interface conçue pour vos collaborateurs (et formateurs), permettant de réserver des salles, du matériel et certaines ressources humaines, ainsi que d’organiser des réunions entre collègues. Offrant une vision complète de la disponibilité des ressources en temps réel, les conflits d’occupation sont détectés automatiquement. Vous pouvez sereinement ouvrir vos salles à la réservation, avec ou sans validation d’un tiers.
Vous souhaitez projeter votre activité de formation dans les mois et années à venir
Anticiper l’évolution de vos besoins en formation est essentiel pour accompagner la croissance de votre activité. Pourtant, sans outil dédié, il est impossible de simuler les impacts d’une augmentation de vos volumes de formation ou d’un changement stratégique. Combien de formateurs recruter ? Vos locaux sont-ils suffisants ? Quels modules nécessitent des ajustements ?
Les risques :
- Prise de décision stratégique sans données fiables
- Manque d’anticipation sur les besoins en ressources humaines et matérielles
- Blocage de la croissance à cause d’une infrastructure sous-dimensionnée
- Investissements inutiles et perte de rentabilité
La solution : un logiciel qui permet de modéliser des scénarios afin d’estimer la capacité de formation à moyen et long terme et d’identifier les besoins en ressources (formateurs, salles, équipements) pour absorber une augmentation d’activité.
Adesoft, la solution qu’il vous faut pour votre planification
Si ces situations vous parlent, il est temps d’agir. Les solutions Adesoft vont bien au-delà de la résolution des points évoqués. Elles permettent de passer d’une planification subie à une organisation maîtrisée et optimisée. Notre logiciel ADE Entreprise intègre des fonctionnalités uniques, conçues pour relever vos défis quotidiens – des défis que les autres outils laissent sans réponse.
Parce que vous méritez mieux que des fichiers Excel bricolés ou des solutions inadaptées.
Vous souhaitez enfin reprendre la main sur vos plannings ?
Parlons-en ensemble et découvrons comment Adesoft peut vous simplifier la vie.