L'outil de gestion de ressources vous offre une solution simple et logique pour réduire vos coûts. Ceci peut être illustré à travers le cas d'une entreprise utilisant un outil de gestion des ressources pour organiser la formation des nouveaux employés sur un logiciel. Une des étapes de la mise en place du planning était l'allocation de matériel de location coûteux utilisé pour certaines activités. Le responsable de formation s'est très vite rendu compte que l'organisation de l'allocation de ce matériel coûteux, ainsi que d'autres matériels, relevait alors d'un dysfonctionnement coûteux que le budget ne permettait pas. C'est alors que cette organisation s'intéressa aux solutions de gestion des ressources. L'outil trouvé traita cette contrainte, ainsi que toutes les autres. Le planning optimal faisait appel à moins de matériel de location qu'auparavant, tout en atteignant les mêmes résultats. Ainsi, moins de matériel de location était à financer, d'où des économies relatives à ce résultat. L'outil de gestion des ressources s'est donc avéré être une solution simple et efficace pour réduire les coûts.

GAIN = Quantité de matériel de location économisé X Prix à l'unité = Réduction des coûts

Un outil de gestion des ressources permet également à une entreprise d'augmenter sa productivité. Les plannings optimisés libèrent des ressources qui auraient été utilisées sans ce planning. Ces ressources peuvent donc être investies dans des sessions de formation supplémentaires.

CAS N°2 : Planifier des rendez-vous : quelques-uns à la main, des milliers avec une solution professionnelle de planification

L'aptitude d'un outil de gestion des ressources à accroître la productivité d'une entreprise se reflète parfaitement à travers ses capacités à planifier rapidement un nombre croissant de rendez-vous. L'accroissement du nombre quotidien de rendez-vous d'une organisation, passant de quelques uns à plusieurs centaines, l'a ainsi conduit à rechercher une solution de gestion des ressources. Cet accroissement rapide nécessitait une allocation des ressources ajustée au mieux. Avant l'implémentation d'un outil de gestion des ressources, les responsables de la planification créaient des plannings à la main, selon la méthode des essais et des erreurs, et ne s'arrêtaient que lorsque une solution acceptable était trouvée. Cette méthode ne permettait ni optimisation ni ajustement des plannings entre eux. L'outil de gestion des ressources coordonna les salles, les intervenants, les participants et le matériel de projection de la façon la plus efficace au moindre coût. En particulier, les plannings créés par cet outil de gestion des ressources ont réduit le nombre de créneaux horaires inutilisés, permettant ainsi à l'organisation de satisfaire plus de demandes. La mise à jour des plannings est devenue une simple affaire de saisie des nouveaux besoins : la solution de gestion des ressources se charge du travail. Sans l'assistance de ce type d'outil, l'actualisation systématique des plannings aurait représenté une tâche fastidieuse.