ADE Enterprise Edition d'ADESOFT utilisé par France Telecom
Formation pour la gestion des ressources

Paris, le 7 Novembre 2000 - La gestion des formations n'implique pas seulement la planification de l'utilisation des ressources humaines. Toute la logistique doit aussi être supervisée : la réservation des locaux, des systèmes informatiques et audiovisuels…Pour gérer toute cette infrastructure, France Telecom Formation fait confiance à ADE Enterprise d'ADESOFT.

ADE Enterprise Edition, un outil multi-facettes

ADE Enterprise Edition, logiciel de gestion des emplois du temps, est bien connu pour
son utilisation dans le cadre de la planification des formations. Mais le logiciel d'ADESOFT
n'est pas uniquement réservé à la planification des ressources humaines. Il sait aussi
gérer tous les aspects logistiques, tels que la gestion des ressources matérielles. C'est
dans ce cadre précis que France Telecom Formation utilise ADE Enterprise Edition : la
réservation des locaux et des équipements utilisés dans le cadre des formations (postes
informatiques, équipements audiovisuels, etc.) lui est confiée. " En moyenne, 160 sessions
de formation sont organisées par semaine. Nous devons pour chacune trouver une salle
disponible, et tous les équipements nécessaires à son bon déroulement " explique Olivier
Laporte, Responsable de la gestion des ressources chez France Telecom Formation.

Avant l'adoption d'ADE Enterprise Edition, la méthode manuelle était de rigueur : un tableau
mural et des fiches de couleurs servaient à l'affectation des ressources. Une méthode qui,
outre les erreurs qu'elle pouvait engendrer, était longue, fastidieuse et surtout ne permettait
pas une planification à long terme. " Aujourd'hui, 30 secondes suffisent pour dénicher une
salle disponible sur Paris et l'affecter à une session. Et nous avons gagné une grande
visibilité dans le temps " se réjouit Olivier Laporte.

Un outil bientôt généralisé

Actuellement, seul le secteur Paris-Val de Rueil utilise ADE Enterprise Edition. Cette région
sert de test grandeur nature pour France Telecom Formation, dont l'activité est répartie en
neuf secteurs géographiques. Mais déjà, les plannings d'utilisation des ressources
matérielles de Paris sont consultables depuis toute la France via l'Intranet. Le gain de
temps est appréciable. Auparavant, il fallait téléphoner au responsable du site pour
connaître la disponibilité d'une salle ou d'un équipement…et la réponse dépendait de la
disponibilité du responsable. Dès la rentrée, une nouvelle étape sera franchie : ayant fait
ses preuves sur la région-test, le système sera étendu à toute la France, toujours via
l'intranet. Les 250 salles du réseau de formation seront alors concernées, et " visibles "
depuis toutes les régions. " Nous voulons faire en sorte que tout agent puisse consulter les
disponibilités de telle ou telle ressource et organiser une formation indépendamment de la
région où il se trouve et de la région dans laquelle la session doit être mise en place "
résume Olivier Laporte. ADE Enterprise Edition, en version réseau, apporte une réponse
adaptée à cette exigence, en autorisant la gestion des ressources depuis un point unique.
Une performance qui, selon Olivier Laporte, " permet une réorganisation profonde des
activités dans un environnement mouvant comme le nôtre ".

Mais à cette simplification de l'organisation s'ajoute une dimension humaine : le système
laisse à chaque responsable de site la maîtrise de " son territoire ". " Grâce à ADE
Enterprise Edition, les responsables de sites pourront partager leurs ressources sans pour
autant être dépossédés de leurs territoires géographiques. Ce respect des responsabilités
est important pour une bonne acceptation, et donc une bonne efficacité du système " estime
Olivier Laporte.

Une adaptation sur mesure

Si la phase de généralisation démarre à peine, c'est dès 1998 que France Telecom
Formation, qui fonctionne comme un prestataire de service pour France Telecom pour
assurer la formation de ses agents, a commencé à rechercher une solution efficace pour la
gestion logistique liée à ses activités. A l'époque, la moitié des sites fonctionnent encore
avec une méthode manuelle, les autres utilisent un logiciel ancien et inadapté. Dès les
premiers contacts avec ADESOFT, il apparaît que le logiciel ADE Enterprise Edition apporte
une solution couvrant tous les besoins, " au-delà même des demandes initiales du cahier
des charges établi en interne " selon Olivier Laporte. De plus, ADE Enterprise Edition séduit
France Telecom Formation par " son interface souple et sa simplicité d'utilisation " ajoute-t-
il. Une première phase d'expérimentation poussée est alors menée, suivie de l'adaptation
du logiciel.

France Telecom Formation demande en effet à ADESOFT différentes modifications,
nécessaires pour rendre le logiciel parfaitement compatible avec des besoins et des
habitudes de travail très spécifiques. Toute la codification utilisée en interne pour les
différentes ressources doit en particulier être intégrée à ADE Enterprise Edition. ADESOFT
travaille alors sur ces modifications en collaboration avec son client. " La réactivité
d'ADESOFT a été exemplaire " juge Olivier Laporte, qui salue la prouesse de l'éditeur : " la
moindre modification demandée a été réalisée. Cette efficacité des équipes d'ADESOFT est
appréciable lorsque l'on sait combien il est difficile d'intervenir sur un logiciel opérationnel ".

Une intégration progressive avec l'existant

Les contraintes étaient d'autant plus importantes que le logiciel d'ADESOFT doit compléter
une application interne utilisée pour la planification des ressources humaine et la gestion
des emplois du temps des stagiaires. " Pour la gestion des emplois du temps, aucun
logiciel externe ne pourrait répondre à nos besoins. Avec 160 000 agents chez France
Telecom, qui chacun suivent 5 à 6 jours de formation par an, trop de cas particuliers sont à
envisager " explique Olivier Laporte. C'est pourquoi cet outil " maison ", développé en
interne, a évolué au fil des besoins pendant près de 20 ans : pas question de s'en séparer.

Aujourd'hui, l'application interne et ADE Enterprise Edition fonctionnent indépendamment.
Mais déjà, l'adoption d'ADE Enterprise Edition a permis de réduire les tâches de saisie :
alors qu'une même information était entrée 5 fois, deux saisies seulement sont aujourd'hui
nécessaires. Mais à terme, une interface sera développée pour permettre un échange
d'information entre ADE Enterprise Edition et l'application de gestion des emplois du temps.
Une étape ultime déjà prévue, qui sera menée en collaboration avec ADESOFT encore une
fois.

A propos d'ADESOFT

ADESOFT développe et commercialise des solutions de gestion et d'organisation de
plannings complexes de ressources humaines et matérielles. Basée à Levallois Perret,
l'équipe d'ADESOFT compte 25 personnes dont 10 se consacrent aux activités de Recherche & Développement. Parmi ses clients, ADESOFT compte entre autre : France Télécom, la Chambre de Commerce et d'Industrie de Paris, l'armée singapourienne, la Marine Française, des universités et centres de formation en France, Angleterre, Singapour,
Canada, Australie, Asie, le GIAT, le Ministère du Travail Américain, SMURFIT Europe,
Retraites Unies, la Royal Air Force.